REPUBLIQUE DU BENIN

UNIVERSITE CATHOLIQUE DAFRIQUE DEL OUESTE

UCAO

UNITE UNIVERSITAIRE DE COTONOU

EXPOSE DE COMMUNICATON INTER INTRA ORGANISATIONNELLE

                                                                                                                                                                                                                                                                          

MENBRES                                                                                                                                    charges du cours :

FALADE    Stéphane                                                                                                      AGUIA DAHO    Jacques       

GBECHOEVI  Ivonick Likita                                                                                          AMOUZOUVI    H. Dodji

SOSSOU    Giresse                                                                 

PLAN

INTRODUCTION                                                                                     DEFINITION                                                                                                          1-CONDITIONS POUR AVOIR DES REUNIONS EFFICACES                                2-ROLES ET PROFILS DUN ANIMATEUR                                                             4-TABLEAU RESUME                                                                                            5-25POUR AMELIORER VOS REUNIONS                                         CONCLUSION

INTRODUCTION                                                                                                                                           Dans toutes les organisations sociales, les impératifs de fonctionnement exigent que se tiennent à, des périodes souvent prévues par les textes des réunions. Celles-ci sont indispensables au bon déroulement du système et doivent donc être bien organisée. Il s’agira pour nous dans ce document de parler des dispositions théoriques et pratiques pour conduire et animer une réunion                                                                                                                               
DEFINITION
On parle de réunion dès que deux personnes ou plus se rencontrent pour élaborer une stratégie, résoudre un problème ou simplement échanger des renseignements. Quand on parle de "rencontre", il peut s'agir d'une rencontre physique : les personnes sont physiquement autour de la table, d'une rencontre virtuelle : les moyens utilisés sont alors la téléconférence ou Internet                                                                                                                                     La réunion est donc un partage d'idées ou de renseignements entre personnes. On assiste à une réunion à chaque fois que l'on a besoin des autres pour agir, pour atteindre un objectif

 1–Conditions pour avoir des réunions efficaces
L’efficacité d une réunion passe par les points suivants                                                                       Ne se réunir que pour un objectif clair et précis :
Chacun d'entre nous a une multitude d'activités et ne peut se permettre de perdre du temps en réunions stériles.                                                                                                                     Indiquer à l'avance :
- Le problème à résoudre.
- L'information qui s'y rattache, théorique (documents), pratique (expérience).
- Les solutions proposées de façon à ce que chacun réfléchissant à l'avance, le jour de la réunion ne sera plus que la mise en commun des préparations préalables.
Ne réunir que les gens concernés
Ne pas tenir compte du rang, du titre, des habitués. Le seul critère pour être participant est d'être concerné. Il faudra veiller à l'écoute des différents points de vue pour intégrer ce que chacun peut avoir de valable à dire et permettre l'évolution de chacun vers une solution acceptable pour tous.
Fixer l'objectif à l'avance avec l'accord des participants
Remettre à chacun une convocation précise et détaillée avec note explicative et demande de suggestions afin que chacun prépare les arguments nécessaires pour défendre son point de vue.
Prévoir, pour chaque point à examiner, la fourchette de temps qui y sera consacré pour que tout le monde puisse s'expliquer, accepter les points de vue opposés et arriver à se mettre d'accord                                                                                                                                                    Utiliser des verbes d'action dans la formulation des objectifs.                                                     Etablir l'ordre du jour                                                                                                                                  Dégager les principaux objectifs. Faire la liste des sujets à couvrir. L’ordre du jour permet de ne pas s'écarter des points à débattre et réduit la possibilité d'oublier ou de sauter certains de ces points. Les personnes invitées à la réunion devraient recevoir un ordre du jour provisoire quelques jours à l'avance. Classer les sujets par ordre de priorité .Evaluer le temps requis de façon générale, la durée optimale est de 90 minutes. Au-delà de cette durée, la motivation décroît. Pour des réunions plus longues, la pause s'avère alors nécessaire pour continuer à travailler efficacement. On commence par les plus importants.                                                                                                                                                                                                                                                    Coordonner les ressources matérielles                                                                                                                                                        Réserver et vérifier les locaux. Préparer les documents, les photocopies. Prévoir les accessoires et aides de présentation. Prévoir une collation ou, s'il y a lieu, un repas. Recherchez une date Trouver une date commune qui satisfasse tout le monde n'est pas chose aisée. L'heure à laquelle vous organisez votre réunion peut être déterminante pour sa qualité. Choisissez de préférence le matin entre 9h et 12h ou l'après-midi entre 14h30 et 16h30 Rédigez les invitations Les invitations doivent reprendre la date, le lieu précis, l'heure de début et l'heure de fin de la réunion, mais aussi : les objectifs, la liste de participants et une incitation à préparer la réunion. Rédiger le document et le questionnaire de préparation Le document de préparation présente sur une seule page les faits et les éléments tangibles, les enjeux, le contexte et les informations essentielles liés au sujet de la réunion. Le questionnaire de préparation, quant à lui, pose sur une page les quatre à cinq questions clés qui permettront aux participants de se préparer à la réunion.                                                                                                                                       

·         Lors de la réunion

Créer un climat favorable                                                                                                                   Accueillir les participants avec le sourire. Leur souhaiter la bienvenue et les remercier d'être présents. Faire les présentations s'il y a lieu.                                                                                     ---Rappeler les objectifs                                                                                                                               -Adopter un langage positif et motivateur.                                                                                               -Faire voir les avantages possibles de la réunion.                                                                             --Eliminer tout contact avec l'extérieur
Le temps de réunion est trop précieux pour le dilapider avec des interruptions dues à des appels extérieurs. Le monde ne s'est jamais écroulé parce qu'une personne ne pouvait être atteinte. Une fois la  règle admise, chacun s'en porte mieux et surtout le groupe peut travailler en toute tranquillité. On ne se rend pas assez compte qu'une personne, répondant au téléphone ou acceptant des interruptions, gêne l'ensemble du groupe qui n'ose poursuivre ses débats. On se voit obligé de rappeler ce qui a été dit pendant l'absence. C'est ainsi que l'on casse l'évolution d'un groupe                                                                                                           -Participation active de tous
 Chaque participant doit apporter sa contribution au travail de l'ensemble. Cela suppose une préparation minimum. Ne pas s'exprimer, c'est priver le groupe d'un apport intéressant et unique.
 Chacun doit faire l'effort pour écouter celui qui parle. C'est le seul moyen pour le groupe de progresser. Parler et écouter sont les deux éléments de base de l'efficacité collective.
- L'apport de chacun doit être original, c'est-à-dire issu d'une réflexion et d’une expérience personnelle que l'on communique aux membres Certaines réunions piétinent alors que toutes les conditions requises ont été réunies. C'est le moment d'en rechercher les causes :
- antagonisme de personnes, conflits d'autorité
- sujets choisis délicats, gênants, inopportuns
- perturbation due à l'horaire, à la durée, à la méthode,                                                                   -Exposer les règles                                                                                                                                  Rappeler les règles de fonctionnement. Décrire et faire approuver l'ordre du jour s'il y a lieu. Préciser les rôles (qui est meneur, qui est secrétaire, qui est modérateur, ...). Au moins fixer un temps limite pour la réunion.                                                                                                              -Sceller l'engagement                                                                                                                           S'assurer que chacun a compris les objectifs, les règles et les enjeux de la réunion. Obtenir l'assentiment de chacun ("si tout le monde est d'accord, alors on peut commencer...").                            -Décrire les points. Apporter des renseignements supplémentaires au besoin.                            -Susciter la participation                                                                                                                                     -Questionner. Ecouter. Observer. Clarifier et reformuler objectivement.                                           -Gérer les interventions                                                                                                                                             -Faire observer les règles. S'assurer que chacun se sente respecté. Régler sur-le-champ les situations litigieuses.                                                                                                                                        -Favoriser le consensus. Rallier les points de vue.                                                                              -Conclure
-Résumer les points abordés.                                                                                                                   -Faire une synthèse des points significatives                                                                                                -Résumer les décisions prises.

2-ROLES ET QUALITES DUN ANIMATEUR

Les qualités qui doivent être développées par l'animateur :
Dans tous les cas et quel que soit son statut, mener une réunion requiert de l'animateur : un sens de l'organisation éprouvé : Il doit sélectionner les bons participants et les inviter en tenant compte de contraintes multiples (plannings, lieu, logistique...), une capacité à tenir plusieurs rôles en même temps : Coordonner et centrer le travail sur la tâche pour laquelle le groupe est réuni, limiter les digressions, donner à chacun un temps d'expression... Et savoir être " spectateur " de la réunion pour analyser son évolution. un sens du contact qui ne se limite pas à l’aisance oratoire car l'écoute est aussi une qualité essentielle de l’animateur.

La préparation psychologique
     Visualisez le déroulement de votre réunion Dès que vous avez un moment, si possible dans le calme, déroulez mentalement les différentes étapes de la réunion. Cette représentation mentale doit être la plus fine possible. La connaissance de la salle et des participants peut vous aider à visualiser très précisément le déroulement de votre réunion

La préparation de la réunion :
Pour bien tenir sa charge d'animateur et permettre à une réunion de bien se dérouler, il faut la préparer. Cette préparation consiste pour l'essentiel à : bien cerner le sujet pour l'exposer clairement, définir et exposer les limites et les contraintes des solutions, arrêter le choix des participants.

 Savoir communiquer avec les participants
Une composante fondamentale souvent omise pour assurer l'efficacité des réunions est de s'assurer la motivation des participants.                                                                                              Informer les participants :
.La qualité de la préparation en amont jouera fortement dans la motivation du groupe et des individus. Ils ne devront pas avoir, par manque d'informations, le sentiment de perdre leur temps ou de faire de la représentation : Ils seront avertis au plus tôt de l'objet de la réunion et de sa date. Chacun pourra prendre ses dispositions. Ils connaîtront les raisons pour lesquelles on fait appel à eux.

 Assurer aux participants qu'ils auront un rôle effectif à jouer :
En tant qu'animateur, il vous revient de convier les uns et les autres avec discernement, car rien n'alourdit plus une réunion que la présence d'individus dont la place n'est pas justifiée. Les différentes raisons qui peuvent présider à cette invitation sont : Des compétences et/ou des responsabilités liées à l'objet Des informations détenues essentielles pour la réflexion et la prise de décision Un rôle dans l'exécution de la décision On pourra " briefer " individuellement certains acteurs essentiels de la réunion de façon à les sensibiliser sur l’importance du sujet et éviter tout désistement

 Prendre chacun en considération pendant la réunion :
Bien qu'ayant parfois le statut de participant, la position d'animateur ne donne pas un droit d'intervention supérieur à celui des autres participants. L'animateur doit : S’effacer (dans la mesure du possible), n'intervenir que sporadiquement et de façon succincte pour laisser les autres occuper l'espace de parole Réguler les échanges Il ne doit pas perdre de vue que c'est là son rôle principal, et que son comportement doit traduire le respect qu'il a pour le professionnalisme et l'engagement des participants.

 Favoriser l'expression de chaque participant :
Dès lors que vous aurez invité quelqu'un à être présent, il est de votre devoir qu'il s'exprime. En effet, il est en droit de penser que s'il est là, c'est que vous avez jugé utile son apport potentiel. En tout état de cause, tout participant doit ressentir un sentiment d'utilité, de valorisation externe de son expérience, de ses compétences ou connaissances. La satisfaction retirée d'une participation efficiente et véritable conditionne la façon dont les personnes se comporteront au cours de réunions ultérieures. Ceci est d'autant plus vrai pour un collaborateur nouvel arrivant, un débutant... pour lui, une invitation à une réunion est chargée symboliquement (preuve de reconnaissance, de confiance...).

 S’adresser à eux nominativement.                                                                                                      Vous montrerez ainsi un intérêt personnel. Comme tout bon animateur de réunion, tâchez d’impliquer tous les membres et d’être attentif à leurs suggestions. Cela nécessite une bonne gestion du temps de parole de chacun, afin de ne pas laisser la discussion être monopolisée par les caractères les plus affirmés. Vous devrez sans doute pour cela vous montrer ferme et interrompre certains intervenants pour laisser parler les autres. Afin de rendre l’atmosphère un peu plus chaleureuse dans votre équipe de travail, vous pouvez proposer de finir la réunion autour d’un verre. Vous serez mieux à même de vous intégrer en faisant connaissance individuellement et en écoutant les requêtes des personnes n’ayant pas pris la parole.

 Etre sensible à toutes les opinions
La réussite de votre mission dépendra fortement de la confiance que vous témoigneront votre auditoire. Celle-ci ne vous sera pas acquise de facto, et vous devrez la mériter. Essayez d’être à la fois attentif et sensible. Ne froissez pas vos interlocuteurs et laissez les caractères s’affirmer tout en veillant à ne pas vous laisser diriger. Vous devrez ainsi veiller à flatter les plus audacieux et à suggérer l’intervention des plus timides. Toute la difficulté consiste à comprendre les motivations de chacun et à prendre en compte toutes les remarques, quelles qu’elles soient. Il s’agit pour vous d’écouter, de lire entre les lignes et de comprendre ce que pensent réellement vos collaborateurs.

Les gestes et leur sens                                                                                                                           La plupart des gestes peuvent êtres décodés par tous. Ainsi se tenir la tête dans les mains marque généralement la réflexion. Certains, comme ceux de l’accueil, de la menace et de la soumission, sont même innés et universels. La menace s’exprime par le fait de ramener vers soi les bras repliés (pour être prêt à donner un coup) et de hausser les épaules                         Il faut avoir  une carrure, au contraire de la soumission. L’accueil se fait systématiquement en relevant la tête, puis les sourcils. Le mouvement corporel peut être volontaire. En réunion, ce sont les manifestations involontaires qui sont les plus éloquentes. Car elles expriment physiquement ce que les participants sont obligés, socialement, de taire : par exemple l’agacement que procure un subordonné ou un supérieur hiérarchique. Les manifestations involontaires s’illustrent par : Les gestes signaux. Ces gestes incontrôlables sont généralement très clairs. Ils expriment spontanément les émotions : surprise, satisfaction, contrariété... Ils peuvent s’associer à des symptômes incontrôlés : rougeurs, difficultés à respirer… Les gestes adaptateurs. Chaque individu possède des gestes propres qui tiennent du rituel. Ils sont tournés vers soi, autrui ou un objet. Exemple : se toucher mécaniquement une partie du visage, jouer avec un stylo, etc. Repérer les gestes répétés par les individus, vous permettra d’en apprendre plus sur leur personnalite.

La prise de parole en public
Présentation commerciale, allocution de départ, speech pour un mariage, que ce soit dans la sphère professionnelle ou privée, nous sommes tous amenés, à un moment ou à un autre, à prendre la parole en public. Les discours en public sont souvent source de multiples appréhensions pour nombre d’entre nous. Voici quelques principes pour vous aider à faire de cette épreuve une expérience plaisante et un challenge réussi. Vous redoutez de prendre la parole en public, sachez que la grande majorité des personnes interrogées sont en proie à la même nervosité avant de faire un discours. C’est une réaction classique, face à une situation inhabituelle. Le meilleur moyen de vaincre votre anxiété. Saisissez toutes les occasions qui vous sont offertes de délivrer un speech en public.

  3–Tableau résumé des dispositions théoriques nécessaires pour qu'une réunion soit efficace

Animateur		Participant
1) Définissez les objectifs 2) Sélectionnez les participants 3) Contactez les participants pour confirmation de leur disponibilité 4) Retenez la salle de réunion et prenez les dispositions pour l'aménagement et les rafraîchissements 5) Préparez l'ordre du jour 6) Lancez les invitations et distribuez l'ordre du jour 7) Contactez les non-participants 8) Faites une dernière vérification de la salle de réunion		1) Retenez votre emploi du temps pour la réunion 2) Confirmez votre participation 3) Définissez votre rôle 4) Déterminez ce dont l'animateur a besoin venant de vous 5) Faites des suggestions pour le choix des autres participants 6) Connaissez les objectifs 7) Sachez où et quand vous réunir 8) Accomplissez le travail préparatoire nécessaire
Les dispositions pratiques Lors de la réunion
Animateur		Participant
1) Commencez sans tarder 2) Respectez l'ordre du jour 3) Maîtrisez le temps 4) Limitez/Contrôlez la discussion 5) Suscitez la participation 6) Aidez à la résolution des conflits 7) Clarifiez les actions à mener 8) Résumez les résultats		1) Écoutez et prenez part à la discussion 2) Faites preuve d'une grande ouverte d'esprit I.-Soyez réceptif 3) Ne déviez pas de l'ordre du jour ni de l'objectif 4) Limitez les apartés et évitez d'être distrait 5) Posez des questions pour une bonne compréhension 6) Prenez des notes sur les actions que vous devez mener
Après la réunion
Animateur		Participant
1) Remettez la salle en ordre et rendez les équipements 2) Évaluez-vous en tant qu'animateur 3) Envoyez les feuilles d'évaluation aux participants 4) Distribuez un compte rendu des discussions 5) Menez toutes les actions décidées 6) Suivez l'application des actions		1) Remplissez la feuille d'évaluation 2) Relisez le compte rendu des discussions 3) Faites un rapport verbal aux personnes intéressées 4) Menez les actions décidées en commun 5) Suivez l'application des actions décidées

5 - 25 Idées pour améliorer vos réunions

Ces idées peuvent vous êtres utiles aussi bien dans le rôle d'animateur de la réunion que dans celui de participant ... actif et intelligent.

1. Avant une réunion, vérifiez si elle est bien indispensable: ne pourrait-on traiter le problème ou faire circuler l'information autrement [entretiens directs ou par téléphone. échanges de lettres ou de documents)?

2. Faites connaître l'ordre du jour et la durée globale de la réunion à l'avance aux futurs participants et consultez-les éventuellement à ce sujet.

3. Vérifiez que les personnes convoquées sont bien les personnes compétentes et concernées.

4. Ne dépassez pas la dizaine de participants.

5. Programmez la réunion à un moment et dans un lieu approprié.                                                  6. Préparez la réunion, et incitez chaque participant à faire de même.                                        7. Commencez la réunion à l'heure.

8. Au début de la réunion. Rappelez les objectifs. L’ordre du jour. L’horaire prévu. Les règles du jeu.

9. Intégrez éventuellement de nouvelles propositions sur l'organisation de la réunion. Si cela vous semble souhaitable et possible.

10. Aménagez l'espace: tables, tableaux. Disposition de chacun dans la salle.

11. Prévoyez une durée pour chaque point à traiter et une marge pour les imprévus.

12. Faites enregistrer ce qui se dit: compte-rendu par un secrétaire de séance et utilisation du tableau.

13. Pour chaque point de l'ordre du jour, recensez les informations disponibles et faites préciser les positions. Opinions ou sentiments en présence.

14. Provoquez les échanges les plus larges entre participants, évitez que la discussion soit monopolisée par quelques-uns et sollicitez la participation de ceux qui s'expriment le moins.

15. Favorisez le développement d'un climat d'écoute mutuelle et d'ouverture à autrui.

16. Utilisez de façon positive les oppositions et les conflits comme sources de progrès: faites qu'on s'attaque aux problèmes, pas aux personnes.

17. En cas de désaccord important, dédramatisez et faites expliquer les thèmes en présence, afin de cerner les points de divergence et les points de convergence.

18. Acceptez les variations de rythme, les silences, les phases de piétinement ou de blocage et sachez les traverser en gardant votre confiance dans les capacités du groupe à surmonter les difficultés qu'il rencontre.

19. Soyez sensible aux déviations "hors sujet" et aux apartés, et cherchez à les récupérer ou à les intégrer "en douceur" en recentrant si nécessaire.

20. Faites des synthèses partielles afin de dégager les acquis de la discussion et de préciser l'état d'avancement par rapport à l'ordre du jour.

21. Surveillez régulièrement et rappelez parfois le temps passé et le temps disponible.

22. Que vous vous impliquiez ou non dans le débat sur le fond, gardez suffisamment de recul pour ne pas perdre de vue l'ensemble de la dynamique du groupe et de la réunion

23. Vérifiez que l'analyse de la situation est suffisante avant que les conclusions soient tirées ou les décisions prises.

24. Terminez la réunion à l'heure.                                                                                                      25. Ne levez pas la séance sans une conclusion ou une synthèse finale, par exemple un rappel  de ce qui a été dit ou décidé ou un point sur l'état final d'avancement, par rapport aux objectifs et à l'ordre du jour prévus au départ

Conclusion
Une réunion efficace ne s'improvise pas. En plus de sa fonction première d'organisateur et de régulateur des échanges, l'animateur recherchera les moyens de motiver et d'impliquer les participants pour qu'ils donnent le meilleur d'eux mêmes.